浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用

日期 2019-12-15 论文相关 作者 论文辅导员 共0评论

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录,是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂,各下属单位分散等特点。对于集团企业,实现集中部署应用、分级管理,构建立体式企业数字档案馆,是集团企业数字档案管理最佳解决之道。
  摘要:在高科技迅速发展的今天,社会大众已经被强大的信息浪潮席卷,知识也已经成为经济社会发展的主要力量。随着知识信息量的飞速增长,其综合使用程度也成为了国家实力的衡量指标。档案作为历史记录形式的一种,在今后的发展中有着不可估量的价值。因此,要想提高数字化时代档案信息资源的开发利用,就要完善档案信息的管理体系,实现档案信息资源的合理开发与利用
  关键词:档案工作;网络化;馆藏;数字化
  档案信息资源的开发、利用对发展、建设经济社会有着显著地推动作用。我国的档案管理工作正在朝着信息化管理的方向迈进,档案服务职能也已经从行政服务向社会化服务发展,未来信息资源的发展道路上,社会共享资源的信息资源中必然要有档案信息资源的位置。文章以当前的网络环境背景,对充分开发利用档案信息资源进行深刻分析。
  一、档案信息管理的意义
  (1)档案信息管理背景
  要想实现对档案信息的合理妥善管理,就要明确其位置,这不仅是开展工作的第一步,也是合理开发和利用档案信息资源工作的基础。简单的理解档案工作,它主要有大量的数据、资料、图表、文本等凭证,是作为传统也是最真实的记录资料。档案数量巨大,所涉及的方面也很多,上至国家、政府,下至企业、社区,小到家庭、个人,它是国家的基础资源,也是信息资源的重要组成部分,社会价值是巨大的。合理利用档案资源,使其的价值发挥应有的价值;不然,再细致的管理也无济于事,对经济和国家都没有任何帮助。
  (2)档案信息管理现状
  将档案资源合理开发利用,进行正确妥善的管理,不仅可以促进经济的增长还能够实现对国家职能的转变,以此满足人民的物质文化需求。但是当前很多地区并没有意识到档案资源的重要性,很多相关部门和机构,对档案的处理依然的是一头雾水;致使各部门地方档案部门虽然收藏了大量的历史文化信息档案,但是,但却处于“只缘身在此山中”的状态。
  1、主、客观因素制约
  随着社会的不断进步发展,使大部分地区都在重视对文化建设,而我国档案信息资源虽然丰富多样,但是能够认识到它价值的人却很,这些主、客观因素的限制使得档案的利用率普遍很低。而最主要问题就是现代化管理的欠缺,表现形式就是自身的宣传力度不够。与档案管理人员的基础管理工作有很大关系,档案人员在进行档案整理时虽然都做到了相应的工作,但是在利用这一问题上却缺少重视,大部分的档案高高挂起,而随着渐行渐远的也就是它们应有的社会经济价值。传统的档案管理工作缺乏管理途径,如今的管理工作是没有充分利用网络这一载体,因而不能方便、快捷地利用档案信息。
  二、档案信息资源开发利用的途径和措施
  对于目前档案信息资源丰富,但档案管理方式落后、使用程度低的想象,要从提高档案工作者的素质和优化档案管理机构途径上进行合理改善,以此扭转档案信息资源的老旧局面。
  (1)提高档案管理者的素质
  为适应现阶段档案信息数字化的发展过程,就要致力培养与现代化发展一致的综合人才,不仅要具备专业水平技术,还要对现代网络技术烂熟于心。纵观目前的档案管理单位,这样的人才寥寥无几,大部分档案人员现代技术水平偏低,有的还存在低级文化现象。很多长期从事在纸质档案管理工作的人员虽然专业水平极高,但是在网络技术上却缺少经验和理论知识。因此,要加大力度提高档案管理者的管理理念,并选择合适的培训方式,对他们进行专业知识的培训。要求从事档案信息管理的人员具备属于自己的知识结构,创建新型管理理念,以此来更好地适应时代发展要求。
  (2)更新档案管理者的理念
  随着对信息化的时代要求,档案管理者要满足时代要求的同时,转变原有的管理思维。档案管理者要要在以往实质性档案管理的服务上做到保护档案物质安全,提高安全责任意识,以极高的工作效率为档案管理者提供信息服务,将实现和满足档案需要者作为工作的动力,并且时刻为自己注入新鲜思维和不竭动力。将档案利用率作为衡量自身成绩的标准。对档案管理者的管理理念加以深化就是使其能够理解工作的多种方式,通过与其他相关部门的合作来推动档案信息化的开发利用,实现深入结合。
  (3)优化档案工作者的结构
  针对传统纸质档案工作者对网络技术的陌生,档案部门应引进部分高科技人员,通过他们所带来的计算机前沿知识和档案后台管理技能可以实现对档案的初步数字化和网络化过程。此外,新引进的人员在管理档案的开放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化档案管理的落后思想。其次,必须加强对在职档案工作人员的观念和技能培训,使他们尽快熟悉现代化技术、技能的运用,壮大适应信息时代要求的档案管理队伍。
  三、优化馆藏结构,提高馆藏利用效率
  (1)丰富和充实馆藏内容
  丰富和充实馆藏档案是开发利用档案信息资源的物质基础。长期来,档案工作者所做的努力,无论是档案的收集、整理、鉴定,还是保管、统计、检索等环节,都为档案信息开发利用打下了坚实基础。丰富的馆藏是开发利用档案信息资源的前提,也是优化馆藏结构的前提。在充实馆藏工作中,档案工作者要注意档案信息资源的系统性,连贯性。在征集范围上应改变以往注重党政机关文书档案的单一性,应扩大到社会各个方面,注意征集反映当地经济建设、科学研究等方面的档案以及企业生产经营管理方面的档案,包括具有地方特色的历史文化档案。
  (2)稳步推进馆藏档案信息资源的数字化
  传统的馆藏档案主要以纸张、照片、录像和录音等形态为主,利用方式也主要是借阅、咨询和编辑出版档案史料等,这些纸质的档案信息资源即使再充实,但未实现数字化之前,它们还将淹没在历史的灰尘之下,无法实现档案信息资源的共享。实现档案数字化建设,就可突破传统档案利用的种种局限,最大限度实现档案信息资源的共享。档案信息资源的数字化分为两个方面进行:
  1、对现有纸质档案进行数字化
  对现有纸质档案进行数字化是指运用现代数字技术把文字图像转化成数字化形式,主要有两种方式,一为文本录入,一为图像录入。这两项工程都需耗费大量的精力,由于人力、物力、财力的限制,一般情况下应优先考虑具有较高价值的馆藏档案、特色馆藏档案以及利用率高、需求大的馆藏档案,同时兼顾档案原件的字迹质量,尽量选择字迹比较清晰的档案文件。“在具体实施数字化时,要制定电子文件标准,规范电子文件格式,充分考虑与现行电子文件的统一,及数据的共享,避免因重复建设而造成的资源浪费”。
  2、加强现行电子文件的收集归档管理
  “电子文件只在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件”。在办公自动化系统逐步成为机关公文处理的平台时,电子文件是各级机关和单位职能活动的历史记录。现行电子文件的收集归档是档案信息数字化的主要内容。针对当前各档案部门所使用的硬、软件系统不同及档案所建的数据库种类繁多而造成的电子文件格式不一,相互间不兼容的现象,档案管理部门应建立严格的电子文件归档制度。“明确电子文件的归档范围、归档要求、归档方法,确保电子文件的归档率,并将电子文件归档工作与归档人的考核挂钩。”
  (3)推进馆藏档案的网络化发展
  1、升级档案优化配置
  “馆藏档案的网络化就是将已经完成的数字化档案资源通过某种方式放在网络上,使得利用者可以通过网络,利用这些档案信息资源。”档案的网络化借助网络的方便性、快捷性和连续性,突破了传统档案管理的限制。但档案网络化是一个复杂的过程。首先要对档案信息进行简单的检索编辑,建设档案数据库,体现档案目录系统的完整性。在数据库建设中,应考虑到用户需求、开发数据库的经济效益及技术问题,功能齐全的档案信息数据库。
  2、发挥部门优势
  建立有自己特色的数据库,其次,对档案进行分化与有序化,即开展编研工作。“档案编研工作是指以库藏档案为主要研究对象,以社会需求为目的,通过对档案内容的编辑、归档,形成系统的档案信息加工品,主动、直接为社会各方面工作服务的一项工作”。这方面上海档案馆走在全国前列,该馆不仅连续多年出版发行《档案春秋》、《上海档案》杂志,还利用丰富的馆藏档案召开有关学术研讨会,近年还组织成立档案史料研究中心,出版档案史料丛书。
  3、扩大社会效益
  这种方式不仅有效扩大了社会影响,而且为社会各界提供服务,特别是推进国内外学者对“上海学”的研究做出了很大贡献,受到有关部门和社会各界的好评。编研工作中应突出“馆藏特色”、“馆藏珍品”、“文化功能”和“教育功能”。同时将采用多媒体技术对文字型、图形型、声音型等进行综合处理,形成图文并茂的电子版书籍。电子版书籍融入信息市场进行交流,形成信息市场模式;或利用网络向人们提供各种档案信息,形成网络信息服务模式。
  四、结语
  总而言之,在数字化时代档案信息资源的开发和利用上,需要注意的问题很多,随着大量新技术和新应用的发展,也会相应的出现很多问题。只要我们能够增强对档案管理的关注和及时更新调整,并综合网络技术应用,为档案信息化标准制定相应的标准,在馆藏档案进行全新数字化处理,相信档案信息化水平一定可以有所提高。
  参考文献:
  [1]王庚年.关于全媒体的认识与探索[J].中国广播电视学刊,2012(11).


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